ASTRA IT Asset Management (ASTRA IT AM)
ASTRA IT AM – единая автоматизированная cиcтема управления жизненным циклом ИТ-активов: ИТ-оборудование и программное обеспечение.
Являсь дополнением к типовым конфигурациям 1С, легко интегрируется с любой типовой учетной системой на платформе 1С:Предприятие 8, включая системы управления производством, системы документооборота, управления ресурсами и отчетности предприятия. Позволяет вести учет автономно, но также предусматривает связь с управленческим и регламентированным контуром учета.
Функциональные возможности ASTRA IT AM
- Учет лицензий, ключей и использования ПО, в том числе:
- планирование потребностей в лицензиях
- закупки
- оформление и принятия лицензий к учету
- закрепление лицензий за конкретным пользователем или подразделением
- передача лицензий между пользователями / объектами учета
- возврат и выбытие лицензий.
-
Возможность хранения скан-копий лицензионных документов в привязке к лицензиям.
-
Имущественные характеристики лицензий:
- Стоимость
- Поставщик
- Документы, подтверждающие приобретение
- Срок технической поддержки
- Поставщик технической поддержки (сервисный центр), контракт, стоимость
- Материально-ответственное лицо
-
Распределение лицензий по их получателям, с указанием конкретных устройств, пользователей и т.п.
-
Основной сценарий использования предусматривает связь с контуром регламентированного учета. Но поддерживается и автономный учет, без привязки к регламентированному учету.
- Контроль выполнения условий лицензирования, поддержки и аренды.
- Автоматические уведомления о важных событиях, например, об истечении срока действия лицензии или необходимости произвести очередной платеж.
- Оптимизация программных активов, включая их ассортимент и различные типы лицензий. На основе данных об использовании активов можно оперативно принимать правильные решения о лицензировании чтобы избежать как штрафных санкций, так и закупок лишних лицензий.
- Интеграция учета активов ПО с регламентированным учетом обеспечивает детальную расшифровку бухгалтерских и налоговых данных по месту, объекту и сроках использованию каждой лицензии.
- Разграничение прав доступа по пользователям и организациям.
- Управление капитальными и эксплуатационными затратами, связанными с ресурсами и предоставляемыми ИТ-услугами в течение всего их жизненного цикла, обеспечивая возможности оптимизации текущих и планируемых затрат.
- Назначение (привязка) объектов учета к:
- Материально-ответственному лицу
- Пользователю
- Структурному подразделению
- Месту установки
- Учет операций перемещения (изменения привязки) активов с сохранением истории перемещений. Удобные графические инструменты для отслеживания перемещений активов.
АСТРА: Учет лицензий на программное обеспечение
Подсистема "АСТРА: Учет лицензий" предназначена для решения задач учета лицензий на программное обеспечение.
Автоматизирует процессы планирования потребностей в лицензиях, закупки, оформления и принятия лицензий к учету, а также дальнейшее закрепление лицензий за конкретным пользователем или подразделением, передачу, возврат и выбытие лицензий.
Позволяет вести учет лицензий автономно, без привязки к регламентированному учету. Но основной сценарий использования предусматривает связь с контуром регламентированного учета через статьи расходов будущих периодов.
Продукт реализован в виде расширения для типовых конфигураций:
- 1С:ERP Управление предприятием, ред. 2
- 1С:Комплексная автоматизация, ред. 2
- 1С:Управление торговлей, ред. 11
- 1С:Управление торговлей для Беларуси, ред. 3
- Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами (CRM), ред. 3
- а также всех отраслевых конфигураций на базе перечисленных выше
Сценарий использования
В процессе внесения данных участвуют:
- Сотрудники бухгалтерии
- Сотрудники, ответственные за ведение учета лицензий в организации
Руководители подразделений и сотрудники IT-отделов:
1. Заполняют и поддерживают актуальность справочника «Лицензии»: создают новые карточки, дополняют информацию в существующих, выполняют сопоставление со статьями расходов.
2. Регистрируют потребности в лицензиях согласно штатному расписанию в своих подразделениях. Для каждой единицы штатного расписания, использующей лицензии, необходимо зарегистрировать набор требующихся лицензий. Документ «Регистрация потребности в лицензиях по подразделениям» добавляет новые потребности, убирает или дополняет существующие в зависимости от вида операции. Документ может быть заполнен на основании штатного расписания.
3. Вносят поступление лицензий документом «Поступление лицензий». В случае списания лицензий или окончания срока действия используется документ «Выбытие лицензий». Документы фиксируют количество и стоимость лицензий. Для лицензий, имеющих срок действия, заполняется период действия. Документ «Поступление лицензий» может быть заполнен на основании бухгалтерских документов: «Приобретение товаров и услуг» или "Приобретение услуг и прочих активов".
4. Выполняют передачу лицензий своим сотрудникам и подразделениям. Каждому сотруднику или подразделению, в соответствии с зафиксированными потребностями, автоматически заполняется перечень передаваемых лицензий в документе «Передача лицензий в эксплуатацию». В случае недостатка свободных лицензий будет выдано предупреждение и документ не проведется. При необходимости лицензии могут быть возвращены из эксплуатации документом «Возврат лицензий из эксплуатации», документ заполняется автоматически по остаткам лицензий у сотрудника.
Контроль потребности в лицензиях выполняется отчётом «Покрытие потребностей в лицензиях». Текущий состав лицензий у сотрудников своего подразделения руководитель может увидеть в отчёте «Лицензии в эксплуатации». В отчёте «Сроки действия лицензий» можно увидеть сроки окончания лицензий и просрочку.
Контроль свободных остатков лицензий и лицензий в эксплуатации выполняется отчётами «Свободные лицензии» и «Лицензии в эксплуатации». Суммовая оценка стоимости лицензий контролируется отчётом «Стоимость лицензий».
Оборотные показатели по лицензиям можно получить отчётами: «Поступление лицензий», «Выбытие лицензий» и «Движение лицензий».
Сотрудники бухгалтерии:
Оформляют финансовые документы приобретения лицензий в контуре регламентированного учета штатным способом, как обычное приобретение расходов будущих периодов. Каждая лицензия должна быть представлена в виде отдельной статьи РБП, в карточке которой необходимо установить отметку, что данная статья является лицензией. Признак лицензии в статье расходов используется для связи контура учета лицензий с регламентированным учетом.
Для оценки сходимости данных регламентированного учёта с данными учёта лицензий предназначен отчёт «Сходимость данных учета лицензий».
Основные процессы, исполнители и оформляемые документы:
Этап процесса | Исполнитель | Виды оформляемых документов в 1С |
---|---|---|
Определение потребностей в ПО и лицензиях | Сотрудники IT-отдела |
|
Отражение поступления лицензии в регламентированном учете | Сотрудник отдела бухгалтерии |
|
Отражение поступления лицензии в управленческом учете | Сотрудники IT-отдела |
|
Закрепление лицензии за подразделением или конкретным пользователем | Сотрудники IT-отдела |
|
Движения лицензий | Сотрудники IT-отдела |
|