1С Автоматизация
учета и управления

АСТРА: Учет лицензий на программное обеспечение

Подсистема "АСТРА: Учет лицензий" предназначена для решения задач учета лицензий на программное обеспечение.

Автоматизирует процессы планирования потребностей в лицензиях, закупки, оформления и принятия лицензий к учету, а также дальнейшее закрепление лицензий за конкретным пользователем или подразделением, передачу, возврат и выбытие лицензий.

Позволяет вести учет лицензий автономно, без привязки к регламентированному учету. Но основной сценарий использования предусматривает связь с контуром регламентированного учета через статьи расходов будущих периодов.  


Продукт реализован в виде расширения для типовых конфигураций:

  • 1С:ERP Управление предприятием, ред. 2
  • 1С:Комплексная автоматизация, ред. 2
  • 1С:Управление торговлей, ред. 11
  • 1С:Управление торговлей для Беларуси, ред. 3
  • Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами (CRM), ред. 3
  • а также всех отраслевых конфигураций на базе перечисленных выше

 

Сценарий использования

В процессе внесения данных участвуют:
 

  • Сотрудники бухгалтерии
  • Сотрудники, ответственные за ведение учета лицензий в организации

 

Руководители подразделений и сотрудники IT-отделов:

1. Заполняют и поддерживают актуальность справочника «Лицензии»: создают новые карточки, дополняют информацию в существующих, выполняют сопоставление со статьями расходов.

2. Регистрируют потребности в лицензиях согласно штатному расписанию в своих подразделениях. Для каждой единицы штатного расписания, использующей лицензии, необходимо зарегистрировать набор требующихся лицензий. Документ «Регистрация потребности в лицензиях по подразделениям» добавляет новые потребности, убирает или дополняет существующие в зависимости от вида операции. Документ может быть заполнен на основании штатного расписания.

3. Вносят поступление лицензий документом «Поступление лицензий». В случае списания лицензий или окончания срока действия используется документ «Выбытие лицензий». Документы фиксируют количество и стоимость лицензий. Для лицензий, имеющих срок действия, заполняется период действия. Документ «Поступление лицензий» может быть заполнен на основании бухгалтерских документов: «Приобретение товаров и услуг» или "Приобретение услуг и прочих активов".

4. Выполняют передачу лицензий своим сотрудникам и подразделениям. Каждому сотруднику или подразделению, в соответствии с зафиксированными потребностями, автоматически заполняется перечень передаваемых лицензий в документе «Передача лицензий в эксплуатацию». В случае недостатка свободных лицензий будет выдано предупреждение и документ не проведется. При необходимости лицензии могут быть возвращены из эксплуатации документом «Возврат лицензий из эксплуатации», документ заполняется автоматически по остаткам лицензий у сотрудника.

Контроль потребности в лицензиях выполняется отчётом «Покрытие потребностей в лицензиях». Текущий состав лицензий у сотрудников своего подразделения руководитель может увидеть в отчёте «Лицензии в эксплуатации». В отчёте «Сроки действия лицензий» можно увидеть сроки окончания лицензий и просрочку. 

Контроль свободных остатков лицензий и лицензий в эксплуатации выполняется отчётами «Свободные лицензии» и «Лицензии в эксплуатации». Суммовая оценка стоимости лицензий контролируется отчётом «Стоимость лицензий».

Оборотные показатели по лицензиям можно получить отчётами: «Поступление лицензий», «Выбытие лицензий» и «Движение лицензий».

Сотрудники бухгалтерии:

Оформляют финансовые документы приобретения лицензий в контуре регламентированного учета штатным способом, как обычное приобретение расходов будущих периодов. Каждая лицензия должна быть представлена в виде отдельной статьи РБП, в карточке которой необходимо установить отметку, что данная статья является лицензией. Признак лицензии в статье расходов используется для связи контура учета лицензий с регламентированным учетом.

Для оценки сходимости данных регламентированного учёта с данными учёта лицензий предназначен отчёт «Сходимость данных учета лицензий».

 

Основные процессы, исполнители и оформляемые документы:

Этап процесса Исполнитель Виды оформляемых документов в 1С
Определение потребностей в ПО и лицензиях Сотрудники IT-отдела
  • Карточка лицензии (если нет)
  • Регистрация потребности в лицензиях по подразделению
  • Регистрация потребности по сотруднику
Отражение поступления лицензии в регламентированном  учете Сотрудник отдела бухгалтерии
  • Приобретение услуг и прочих активов
  • Создание статьи расходов РБП
Отражение поступления лицензии в управленческом учете Сотрудники IT-отдела
  • Сопоставление лицензий и статей расходов
  • Поступление лицензий
Закрепление лицензии за подразделением или конкретным пользователем Сотрудники IT-отдела
  • Поступление лицензий (если необходимо дозаполнить)
  • Передача лицензий в эксплуатацию
Движения лицензий Сотрудники IT-отдела
  • Возврат лицензий из эксплуатации
  • Передача лицензии другому пользователю
  • Выбытие лицензий (списание)

 

Перейти к инструкции