ASTRA IT Asset Management (ASTRA IT AM)

 

ASTRA IT AM – единая автоматизированная cиcтема управления жизненным циклом ИТ-активов: ИТ-оборудование и программное обеспечение.

Являсь дополнением к типовым конфигурациям 1С, легко интегрируется с любой типовой учетной системой на платформе 1С:Предприятие 8, включая системы управления производством, системы документооборота, управления ресурсами и отчетности предприятия. Позволяет вести учет автономно, но также предусматривает связь с управленческим и регламентированным контуром учета.

 

Функциональные возможности ASTRA IT AM

 

• Учет лицензий, ключей и использования ПО, в том числе:
   
  • планирование потребностей в лицензиях
  • закупки
  • оформление и принятия лицензий к учету
  • закрепление лицензий за конкретным пользователем или подразделением
  • передача лицензий между пользователями / объектами учета
  • возврат и выбытие лицензий.

• Возможность хранения скан-копий лицензионных документов в привязке к лицензиям.

• Имущественные характеристики лицензий:

• Стоимость
• Поставщик
• Документы, подтверждающие приобретение
• Срок технической поддержки
• Поставщик технической поддержки (сервисный центр), контракт, стоимость
• Материально-ответственное лицо

• Распределение лицензий по их получателям, с указанием конкретных устройств, пользователей и т.п.

• Основной сценарий использования предусматривает связь с контуром регламентированного учета. Но поддерживается и автономный учет, без привязки к регламентированному учету.

• Контроль выполнения условий лицензирования, поддержки и аренды.
• Автоматические уведомления о важных событиях, например, об истечении срока действия лицензии или необходимости произвести очередной платеж.
• Оптимизация программных активов, включая их ассортимент и различные типы лицензий. На основе данных об использовании активов можно оперативно принимать правильные решения о лицензировании чтобы избежать как штрафных санкций, так и закупок лишних лицензий.
• Интеграция учета активов ПО с регламентированным учетом обеспечивает детальную расшифровку бухгалтерских и налоговых данных по месту, объекту и сроках использованию каждой лицензии.
• Разграничение прав доступа по пользователям и организациям.
• Управление капитальными и эксплуатационными затратами, связанными с ресурсами и предоставляемыми ИТ-услугами в течение всего их жизненного цикла, обеспечивая возможности оптимизации текущих и планируемых затрат.
• Назначение (привязка) объектов учета к:
   
  • Материально-ответственному лицу
  • Пользователю
  • Структурному подразделению
  • Месту установки
• Учет операций перемещения (изменения привязки) активов с сохранением истории перемещений. Удобные графические инструменты для отслеживания перемещений активов.

 

АСТРА: Учет лицензий на программное обеспечение

Подсистема "АСТРА: Учет лицензий" предназначена для решения задач учета лицензий на программное обеспечение.

Автоматизирует процессы планирования потребностей в лицензиях, закупки, оформления и принятия лицензий к учету, а также дальнейшее закрепление лицензий за конкретным пользователем или подразделением, передачу, возврат и выбытие лицензий.

Позволяет вести учет лицензий автономно, без привязки к регламентированному учету. Но основной сценарий использования предусматривает связь с контуром регламентированного учета через статьи расходов будущих периодов.  

Продукт реализован в виде расширения для типовых конфигураций:

• 1С:ERP Управление предприятием, ред. 2
• 1С:Комплексная автоматизация, ред. 2
• 1С:Управление торговлей, ред. 11
• 1С:Управление торговлей для Беларуси, ред. 3
• Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами (CRM), ред. 3
• а также всех отраслевых конфигураций на базе перечисленных выше

 

Сценарий использования

В процессе внесения данных участвуют:
 

• Сотрудники бухгалтерии
• Сотрудники, ответственные за ведение учета лицензий в организации

 

Руководители подразделений и сотрудники IT-отделов:

1. Заполняют и поддерживают актуальность справочника «Лицензии»: создают новые карточки, дополняют информацию в существующих, выполняют сопоставление со статьями расходов.

2. Регистрируют потребности в лицензиях согласно штатному расписанию в своих подразделениях. Для каждой единицы штатного расписания, использующей лицензии, необходимо зарегистрировать набор требующихся лицензий. Документ «Регистрация потребности в лицензиях по подразделениям» добавляет новые потребности, убирает или дополняет существующие в зависимости от вида операции. Документ может быть заполнен на основании штатного расписания.

3. Вносят поступление лицензий документом «Поступление лицензий». В случае списания лицензий или окончания срока действия используется документ «Выбытие лицензий». Документы фиксируют количество и стоимость лицензий. Для лицензий, имеющих срок действия, заполняется период действия. Документ «Поступление лицензий» может быть заполнен на основании бухгалтерских документов: «Приобретение товаров и услуг» или "Приобретение услуг и прочих активов".

4. Выполняют передачу лицензий своим сотрудникам и подразделениям. Каждому сотруднику или подразделению, в соответствии с зафиксированными потребностями, автоматически заполняется перечень передаваемых лицензий в документе «Передача лицензий в эксплуатацию». В случае недостатка свободных лицензий будет выдано предупреждение и документ не проведется. При необходимости лицензии могут быть возвращены из эксплуатации документом «Возврат лицензий из эксплуатации», документ заполняется автоматически по остаткам лицензий у сотрудника.

Контроль потребности в лицензиях выполняется отчётом «Покрытие потребностей в лицензиях». Текущий состав лицензий у сотрудников своего подразделения руководитель может увидеть в отчёте «Лицензии в эксплуатации». В отчёте «Сроки действия лицензий» можно увидеть сроки окончания лицензий и просрочку. 

Контроль свободных остатков лицензий и лицензий в эксплуатации выполняется отчётами «Свободные лицензии» и «Лицензии в эксплуатации». Суммовая оценка стоимости лицензий контролируется отчётом «Стоимость лицензий».

Оборотные показатели по лицензиям можно получить отчётами: «Поступление лицензий», «Выбытие лицензий» и «Движение лицензий».

Сотрудники бухгалтерии:

Оформляют финансовые документы приобретения лицензий в контуре регламентированного учета штатным способом, как обычное приобретение расходов будущих периодов. Каждая лицензия должна быть представлена в виде отдельной статьи РБП, в карточке которой необходимо установить отметку, что данная статья является лицензией. Признак лицензии в статье расходов используется для связи контура учета лицензий с регламентированным учетом.

Для оценки сходимости данных регламентированного учёта с данными учёта лицензий предназначен отчёт «Сходимость данных учета лицензий».

 

Основные процессы, исполнители и оформляемые документы:

Этап процесса	Исполнитель	Виды оформляемых документов в 1С
Определение потребностей в ПО и лицензиях	Сотрудники IT-отдела	Карточка лицензии (если нет) Регистрация потребности в лицензиях по подразделению Регистрация потребности по сотруднику
Отражение поступления лицензии в регламентированном  учете	Сотрудник отдела бухгалтерии	Приобретение услуг и прочих активов Создание статьи расходов РБП
Отражение поступления лицензии в управленческом учете	Сотрудники IT-отдела	Сопоставление лицензий и статей расходов Поступление лицензий
Закрепление лицензии за подразделением или конкретным пользователем	Сотрудники IT-отдела	Поступление лицензий (если необходимо дозаполнить) Передача лицензий в эксплуатацию
Движения лицензий	Сотрудники IT-отдела	Возврат лицензий из эксплуатации Передача лицензии другому пользователю Выбытие лицензий (списание)

 

Перейти к инструкции