Все лица заполнившие сведения, составляющие персональные данные на данном сайте, а также разместившие иную информацию обозначенными действиями подтверждают свое согласие на обработку персональных данных и их передачу Администрации сайта.
Под персональными данными Пользователя понимается следующая информация: Фамилия, имя, отчество Пользователя, Электронный адрес Пользователя, Номер телефона Пользователя.
Пользователь, принимая настоящее Соглашение, выражают свою заинтересованность и полное согласие, что обработка их персональных данных может включать в себя следующие действия: сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, уничтожение.
Данное согласие на обработку персональных данных действует бессрочно, но может быть отозвано субъектом персональных данных на основании личного заявления, направленного по электронной почте Администрации Сайта.
Администрация Сайта обязуется использовать персональные данные Пользователя, полученные в результате использования Сайта в соответствии с требованиями законодательства о защите персональных данных, в том числе федерального закона № 152-ФЗ от 22.02.2017 «О персональных данных» в редакции, действующей на момент обработки таких персональных данных.
ASTRA IT AM – cиcтема автоматизации управления жизненным циклом ИТ-активов: ИТ-оборудование, бизнес-приложения, лицензии на ПО.
Являсь дополнением к типовым конфигурациям 1С, легко интегрируется с любой типовой учетной системой на платформе 1С:Предприятие 8, включая системы управления производством, системы документооборота, управления ресурсами и отчетности предприятия. Позволяет вести учет автономно, но также предусматривает связь с управленческим и регламентированным контуром учета.
Главные функциональные возможности ASTRA IT AM (плановые и уже реализованные):
Подсистема "АСТРА: Учет лицензий" предназначена для решения задач учета лицензий на программное обеспечение.
Автоматизирует процессы планирования потребностей в лицензиях, закупки, оформления и принятия лицензий к учету, а также дальнейшее закрепление лицензий за конкретным пользователем или подразделением, передачу, возврат и выбытие лицензий.
Позволяет вести учет лицензий автономно, без привязки к регламентированному учету. Но основной сценарий использования предусматривает связь с контуром регламентированного учета через статьи расходов будущих периодов.
Продукт реализован в виде расширения для типовых конфигураций:
В процессе внесения данных участвуют:
Руководители подразделений и сотрудники IT-отделов:
1. Заполняют и поддерживают актуальность справочника «Лицензии»: создают новые карточки, дополняют информацию в существующих, выполняют сопоставление со статьями расходов.
2. Регистрируют потребности в лицензиях согласно штатному расписанию в своих подразделениях. Для каждой единицы штатного расписания, использующей лицензии, необходимо зарегистрировать набор требующихся лицензий. Документ «Регистрация потребности в лицензиях по подразделениям» добавляет новые потребности, убирает или дополняет существующие в зависимости от вида операции. Документ может быть заполнен на основании штатного расписания.
3. Вносят поступление лицензий документом «Поступление лицензий». В случае списания лицензий или окончания срока действия используется документ «Выбытие лицензий». Документы фиксируют количество и стоимость лицензий. Для лицензий, имеющих срок действия, заполняется период действия. Документ «Поступление лицензий» может быть заполнен на основании бухгалтерских документов: «Приобретение товаров и услуг» или "Приобретение услуг и прочих активов".
4. Выполняют передачу лицензий своим сотрудникам и подразделениям. Каждому сотруднику или подразделению, в соответствии с зафиксированными потребностями, автоматически заполняется перечень передаваемых лицензий в документе «Передача лицензий в эксплуатацию». В случае недостатка свободных лицензий будет выдано предупреждение и документ не проведется. При необходимости лицензии могут быть возвращены из эксплуатации документом «Возврат лицензий из эксплуатации», документ заполняется автоматически по остаткам лицензий у сотрудника.
Контроль потребности в лицензиях выполняется отчётом «Покрытие потребностей в лицензиях». Текущий состав лицензий у сотрудников своего подразделения руководитель может увидеть в отчёте «Лицензии в эксплуатации». В отчёте «Сроки действия лицензий» можно увидеть сроки окончания лицензий и просрочку.
Контроль свободных остатков лицензий и лицензий в эксплуатации выполняется отчётами «Свободные лицензии» и «Лицензии в эксплуатации». Суммовая оценка стоимости лицензий контролируется отчётом «Стоимость лицензий».
Оборотные показатели по лицензиям можно получить отчётами: «Поступление лицензий», «Выбытие лицензий» и «Движение лицензий».
Сотрудники бухгалтерии:
Оформляют финансовые документы приобретения лицензий в контуре регламентированного учета штатным способом, как обычное приобретение расходов будущих периодов. Каждая лицензия должна быть представлена в виде отдельной статьи РБП, в карточке которой необходимо установить отметку, что данная статья является лицензией. Признак лицензии в статье расходов используется для связи контура учета лицензий с регламентированным учетом.
Для оценки сходимости данных регламентированного учёта с данными учёта лицензий предназначен отчёт «Сходимость данных учета лицензий».
| Этап процесса | Исполнитель | Виды оформляемых документов в 1С |
|---|---|---|
| Определение потребностей в ПО и лицензиях | Сотрудники IT-отдела |
|
| Отражение поступления лицензии в регламентированном учете | Сотрудник отдела бухгалтерии |
|
| Отражение поступления лицензии в управленческом учете | Сотрудники IT-отдела |
|
| Закрепление лицензии за подразделением или конкретным пользователем | Сотрудники IT-отдела |
|
| Движения лицензий | Сотрудники IT-отдела |
|
