АСТРА: Управление ИТ-активами. Модуль "Учёт лицензий".

Управление и учет лицензий на программное обеспечение (ПО) являются важными аспектами ИТ-менеджмента, которые помогают организациям соблюдать лицензионные соглашения, минимизировать риски и оптимизировать затраты на ПО.

Управление лицензиями — это важная и ответственная задача для каждой компании и организации. Сохранение контроля над сроками действия лицензий, их использованием и соблюдением правил лицензирования может быть сложной и трудоемкой задачей, требующей значительных ресурсов и времени. Однако, это критически важно для предотвращения недоразумений, прерывания работы и финансовых потерь.

Именно поэтому мы создали наш программный продукт для учёта лицензий. Он был разработан, чтобы облегчить задачу управления лицензиями, повысить прозрачность и эффективность процесса, а также устранить многие из сложностей, связанных с ручным учетом лицензий.

Продукт реализован в виде расширения для типовых конфигураций:

1С:ERP Управление предприятием, ред. 2
1С:Комплексная автоматизация, ред. 2
а также всех отраслевых конфигураций на базе перечисленных выше

Автоматизирует процессы планирования потребностей в лицензиях, закупки, оформления и принятия лицензий к учету, а также дальнейшее закрепление лицензий за конкретным пользователем или подразделением, передачу, возврат и выбытие лицензий.

Позволяет вести учет лицензий автономно, без привязки к регламентированному учету. Но основной сценарий использования предусматривает связь с контуром регламентированного учета через статьи расходов будущих периодов или нематериальные активы.

Функциональные возможности

Инвентаризация ПО
Сбор и организация лицензионной информации
Регистрация потребностей в лицензиях
Приобретение лицензий
Размещение лицензий
Передача лицензий между пользователями / объектами учета
Перерегистрация (передача) лицензий между юридическими лицами
Апгрейд лицензий
Возврат и выбытие лицензий
Регистрация лицензий в эксплуатации без документов
Контроль выполнения условий лицензирования, поддержки и аренды.

Сопоставление с данными бухгалтерского учета

Сценарий использования

В процессе внесения данных участвуют:

Сотрудники бухгалтерии
Сотрудники, ответственные за ведение учета лицензий в организации

Руководители подразделений и сотрудники IT-отделов:

1. Заполняют и поддерживают актуальность справочника «Лицензии»: создают новые карточки, дополняют информацию в существующих, выполняют сопоставление со статьями расходов.

2. Регистрируют потребности в лицензиях согласно штатному расписанию в своих подразделениях. Для каждой единицы штатного расписания, использующей лицензии, необходимо зарегистрировать набор требующихся лицензий. Документ «Регистрация потребности в лицензиях по подразделениям» добавляет новые потребности, убирает или дополняет существующие в зависимости от вида операции. Документ может быть заполнен на основании штатного расписания.

3. Вносят поступление лицензий документом «Поступление лицензий». В случае списания лицензий или окончания срока действия используется документ «Выбытие лицензий». Документы фиксируют количество и стоимость лицензий. Для лицензий, имеющих срок действия, заполняется период действия. Документ «Поступление лицензий» может быть заполнен на основании бухгалтерских документов: «Приобретение товаров и услуг» или "Приобретение услуг и прочих активов".

4. Выполняют передачу лицензий своим сотрудникам и подразделениям. Каждому сотруднику или подразделению, в соответствии с зафиксированными потребностями, автоматически заполняется перечень передаваемых лицензий в документе «Передача лицензий в эксплуатацию». В случае недостатка свободных лицензий будет выдано предупреждение и документ не проведется. При необходимости лицензии могут быть возвращены из эксплуатации документом «Возврат лицензий из эксплуатации», документ заполняется автоматически по остаткам лицензий у сотрудника.

Контроль потребности в лицензиях выполняется отчётом «Покрытие потребностей в лицензиях». Текущий состав лицензий у сотрудников своего подразделения руководитель может увидеть в отчёте «Лицензии в эксплуатации». В отчёте «Сроки действия лицензий» можно увидеть сроки окончания лицензий и просрочку.

Контроль свободных остатков лицензий и лицензий в эксплуатации выполняется отчётами «Свободные лицензии» и «Лицензии в эксплуатации». Суммовая оценка стоимости лицензий контролируется отчётом «Стоимость лицензий».

Оборотные показатели по лицензиям можно получить отчётами: «Поступление лицензий», «Выбытие лицензий» и «Движение лицензий».

Сотрудники бухгалтерии:

Оформляют финансовые документы приобретения лицензий в контуре регламентированного учета штатным способом, как обычное приобретение расходов будущих периодов. Каждая лицензия должна быть представлена в виде отдельной статьи РБП, в карточке которой необходимо установить отметку, что данная статья является лицензией. Признак лицензии в статье расходов используется для связи контура учета лицензий с регламентированным учетом.

Для оценки сходимости данных регламентированного учёта с данными учёта лицензий предназначен отчёт «Сходимость данных учета лицензий».

Основные процессы, исполнители и оформляемые документы:

Этап процесса	Исполнитель	Виды оформляемых документов в 1С
Определение потребностей в ПО и лицензиях	Сотрудники IT-отдела	Карточка лицензии (если нет) Регистрация потребности в лицензиях по подразделению Регистрация потребности по сотруднику
Отражение поступления лицензии в регламентированном учете	Сотрудник отдела бухгалтерии	Приобретение услуг и прочих активов Создание статьи расходов РБП
Отражение поступления лицензии в управленческом учете	Сотрудники IT-отдела	Сопоставление лицензий и статей расходов Поступление лицензий
Закрепление лицензии за подразделением или конкретным пользователем	Сотрудники IT-отдела	Поступление лицензий (если необходимо дозаполнить) Передача лицензий в эксплуатацию
Движения лицензий	Сотрудники IT-отдела	Возврат лицензий из эксплуатации Передача лицензии другому пользователю Выбытие лицензий (списание)

ASTRA IT Asset Management (ASTRA IT AM)