1С Автоматизация
учета и управления

Инструкция пользователя подсистемы «Учёт лицензий на программное обеспечение»

Оглавление

  1. Введение
  2. Единицы измерения лицензий
  3. Создание лицензии
  4. Регистрация потребности в лицензиях
  5. Поступление лицензий в регламентированном учете
  6. Сопоставление лицензий и статей расходов
  7. Поступление лицензий в управленческом учете
  8. Передача лицензий в эксплуатацию
  9. Возврат лицензий из эксплуатации
  10. Выбытие лицензий
  11. Отчёты раздела «Учёт лицензий на программное обеспечение»

 

Введение

Данная инструкция описывает действия в подсистеме «Учёт лицензий» пользователей, участвующих в процессе заказа, закупки, оформления  и принятия лицензий и ПО к учету (в бухгалтерском и управленческом учете), а также дальнейшее закрепление ПО и лицензий за конкретным пользователем или подразделением, передачу, возврат и выбытие лицензий. В конце инструкции дается краткое описание отчетов данного раздела.

Справочники, документы, отчеты по учету лицензий находятся в разделе «ASTRA Учёт лицензий».

 

Единицы измерения лицензий

Лицензии учитываются в двух единицах измерений:

  • Количество экземпляров
  • Количество рабочих мест

Экземпляр лицензии – это единая, неделимая сущность, определяющая приобретенное лицензионное право на продукт, подписку на продукт или иной объект лицензирования прав.

Количество рабочих мест – это количество объектов лицензирования, на которые распространяется права использования в пределах одного экземпляра лицензии.

Примеры:

  • «1C:Предприятие 8 ПРОФ. Клиентская лицензия на 50 р.м. Электронная поставка» - 1 экземпляр на 50 рабочих мест, объект лицензирования – рабочие места. Учитывается по регистрационным номерам, количество рабочих мест должно быть указано в карточке лицензии для регистрационного номера в поле «Раб. мест».
  • «1С:Предприятие 8.3 ПРОФ Лицензия на сервер x86-64» - 1 экземпляр на 1 сервер, объект лицензирования – сервер. Учитывается по регистрационным номерам, количество серверов должно быть указано в карточке лицензии для регистрационного номера в поле «Раб. мест».
  • «1С:Комплект поддержки ПРОФ» - 1 экземпляр на 1 комплект сервисов, входящих в состав подписки. Объект лицензирования – сервисы «1С». Не учитывается по регистрационным номерам, поле «Раб. мест» не заполняется.

 

Создание лицензии

Сотрудник, ответственный за ведение учета лицензий, создает новые карточки лицензий в справочнике «Лицензии» и обновляет существующие при появлении новых регистрационных номеров или пин-кодов.

Новую лицензию можно создать по кнопке «Создать» или копированием из существующей. Прежде чем создавать новую лицензию убедитесь в отсутствии такой же в справочнике, чтобы не создать карточку - дубль. Для проверки наличия нужной лицензии можно воспользоваться поиском по наименованию.

 

Для изменения или добавления информации в существующую карточку лицензии, нужно найти её в списке лицензий, открыть, внести изменения, нажать «Записать и закрыть».

В карточке лицензии предусмотрено хранение следующей информации:

      - Наименование – полное и рабочее (для отчетов и списков)

      - Количество рабочих мест

      - Вид лицензии

      - Производитель

      - Срок действия

      - Группа лицензии

      - Единица измерения

      - Регистрационные номера

      - Состав лицензии

      - Текстовое описание

      - Пин-коды

Поля, подчеркнутые красным, должны быть заполнены обязательно.

 

 

 

 

 

Описание заполняемых полей:

Раб. мест – количество рабочих мест. Указывается, если лицензия имеет рабочие места, но не учитывается по регистрационным номерам. Или в качестве значения по умолчанию, которые будет использоваться при добавлении нового регистрационного номера. Для каждого регистрационного номера количество рабочих мест может быть уточнено. Если лицензия не имеет рабочих мест, поле заполнять не нужно.

Вид лицензии – сведение, определяющее область использования и срочность лицензии. Может принимать значения: Сетевая бессрочная, Сетевая срочная, Локальная бессрочная, Локальная срочная. Вид лицензии используется в документах движения лицензий для определения обязательности заполнения некоторых полей.

  •  Сетевая (срочная или бессрочная) - к этому виду относятся все лицензии, которые невозможно закрепить за конкретным сотрудником и лицензии выдаются пользователям динамически, например, лицензии 1С на клиентское приложение. Особенностью учета таких лицензий является то, что в документах учета по таким лицензиям нельзя указать конкретное подразделение и сотрудника/должность, разрезом учета является только организация (потребность, выдача лицензий в эксплуатацию выполняется на организацию в целом без указания подразделений, сотрудника/должности).
  •  Локальная (срочная или бессрочная) - к этому виду относятся все лицензии, которые закрепляются за конкретным сотрудником и подразделением, например, лицензии Microsoft на операционную систему. Особенностью учета таких лицензий является то, что в документах учета по таким лицензиям обязательно указание конкретного подразделения и сотрудника/должности.

Группа лицензий - сведение, определяющее назначение использования лицензии. Может принимать значения: Общесистемные, Производственные, Вспомогательные, Учетные.

  •  Общесистемные – к этой группе относятся операционные системы (Windows, CISCO,…); ПО для информационной безопасности, антивирусные ПО, ПО для мониторинга.. (Касперский….), ПО для связи и коммуникаций, ПО и лицензии для офисной телефонии, организация видео конференций и т.п.( TRUE Conf, Skype..).
  •  Производственные – к данной группе относятся ПО и лицензии для изысканий (топография, картография, геология, экология..); Расчетные  ПО (геотехнические, расчет для мостов и тоннелей); ПО для проектирования жд путей, устройств СЦБ и связи, электроснабжения; ПГС (промышленно и гражданское строительство зданий и сооружений) архитектура, вентиляция, электричество, освещение; Базовый САПР.
  •  Вспомогательные - к данной группе относятся офисные ПО, ИКС (информационно-консультационные системы) (Fotoshop, CorelDrow, Adop, Консультант, Гарант, АСПИ-ЖД, Тех эксперт)
  •  Учетные – к этой группе относятся 1С:ERP, 1С:Документооборот, ПО для обмена информацией и сдачи отчетности (программные продукты 1С,  Такском, Контур, Диадок).

Производитель – наименование производителя, разработчика программного продукта

Регистрационные номера – табличная часть, предназначена для хранения регистрационных номеров лицензии. Если рег номер имеет рабочие места, их количество должно быть указано.

Количество рабочих мест, указанное для регистрационного номера, имеет приоритет перед количеством рабочих мест лицензии. Если лицензия не имеет рег. номеров, табличную часть «Регистрационные номера» можно не заполнять.

Новый регистрационный номер можно создать по кнопке «Создать» или копированием из существующего. Уникальность регистрационных номеров в рамках одной лицензии контролируется автоматически.

Состав лицензии – табличная часть, предназначена для добавления информации о составе лицензии, если она состоит из нескольких компонент.

Текстовое описание – многострочное текстовое поле, предназначено для внесения произвольной информация о лицензии, например, об особенностях лицензионной политики производителя, порядке использования, апгрейдах и т.п.

Шаблон пин-кода – будущая функциональность, пока не используется.

 

.

 

 

 

 

 

Регистрация потребности в лицензиях

Регистрация потребности в лицензиях оформляется двумя документами:

«Регистрация потребности в лицензиях по подразделениям» - укрупненная потребность, оформляется в разрезе типов, видов лицензий, подразделений и должностей, возможно заполнение по штатному расписанию организации;

«Регистрация потребности в лицензиях по сотрудникам» - потребность, оформляемая по подразделению в разрезе типов, видов лицензий и конкретных сотрудников организации.

Регистрация потребности в лицензиях по подразделениям

Документом отражаются текущие потребности в лицензиях для подразделений организации или организации в целом. На основании этого документа выполняется согласование закупки и закупка ПО и лицензий.  Обязательно должны быть заполнены поля: Лицензия, Количество и количество рабочих мест, если лицензия учитывается по рабочим местам. Для лицензий с типом «Локальная» должны быть заполнены поля: Подразделение и Должность. Для лицензий с типом «Сетевая» поля Подразделение и Должность не заполняются.

Табличная часть «Лицензии» может быть заполнена вручную, либо по кнопке «Заполнить - По штатному расписанию». При заполнении по штатному расписанию автоматически добавятся строки с заполненными полями Подразделение и Должность в соответствии с действующими позициями штатного расписания организации. Поля: Лицензии, Количество экземпляров и Количество рабочих мест нужно дозаполнить вручную.

На закладке «Основное», поле «Комментарий» можно использовать для объяснения необходимости в закупке ПО или лицензий.

 

Регистрация потребности в лицензиях по сотрудникам

Документом отражаются текущие потребности конкретных сотрудников в программном обеспечении. Используется для лицензий с типом «Локальная», формирует потребность в разрезе конечного пользователя лицензии, сотрудника подразделения.

Документ заполняется в ручном режиме. Поле «Комментарий» на закладке «Основное» можно использовать для объяснения необходимости в закупке лицензий для конкретных сотрудников.

 

 

Поступление лицензий в регламентированном учете

Поступление лицензий в регламентированном учете оформляется сотрудником бухгалтерии с помощью документа «Приобретение услуг и прочих активов». Учет лицензий в бухгалтерском учете ведется по статьям расходов будущих периодов (РБП). При поступлении новой лицензии необходимо создать новую статью РБП. Помимо лицензий на статьях РБП могут учитываться другие объекты, например полисы страхования. Поэтому чтобы система понимала какая статья является лицензией, необходимо в карточке статьи РБП лицензии, на закладке «Основное» включить флажок «Это лицензия»

Документ «Приобретение услуг и прочих активов» оформляется как обычно, в штатном порядке.


Сопоставление лицензий и статей расходов

Связь между регламентированным учетом и управленческим контуром учета лицензий осуществляется через сопоставление номенклатуры лицензий (упр. учет) и статей расходов (регл. учет). Сопоставление выполняется с помощью специального рабочего места «Помощник сопоставления».

Каждому сочетанию «Лицензия + Рег. номер» может быть сопоставлено несколько статей расходов, при этом одна статья расходов может иметь только одну сопоставленную лицензию и её регистрационный номер.

Левая верхняя таблица помощника содержит список лицензий из справочника «Лицензии» с детализаций по рег. номерам. Например, если для одной лицензии указано 10 рег. номеров, значит в списке будет выведено 10 строк. Дополнительно выводится количество рабочих мест, указанное в рег. номере и производитель из карточки лицензии. Зеленая галочка означает, что для этой лицензии и рег. номера выполнено сопоставление со статьей расходов.

Правая верхняя таблица помощника содержит список статей расходов, в которых включен флажок «Это лицензия». В первой колонке - код карточки статьи расходов. Зеленая галочка означает, что для статьи выполнено сопоставление с лицензией.

В нижних таблицах выводятся расшифровки сопоставления и оформленные документы регламентированного и управленческого учета.

В левой нижней таблице на закладке «Сопоставлено» выводятся сопоставленные с текущей строкой списка лицензий статьи расходов. На закладке «Документы движения» - все оформленные по лицензии документы без ограничений по периодам.

 

 

Для отмены неправильно выполненного сопоставления нажмите «Удалить сопоставление».

По кнопке выполняется быстрый поиск и переход к сопоставленной статье в списке статей расходов.

 

 

В правой нижней таблице на закладке «Сопоставлено» выводятся сопоставленные с текущей строкой списка cтатей расходов лицензия и рег номер. На закладке «Документы движения» - документы регламентированного учета «Приобретение услуг и прочих активов».

Фильтры

По умолчанию в списках лицензий и статей расходов выводятся все элементы. С помощью фильтров можно установить отбор и вывести только сопоставленные или не сопоставленные позиции.

 

 

Как сопоставить

  

Для сопоставления выделите нужные элементы обоих списков и нажмите кнопку Сопоставить. В открывшемся окне подтверждения сопоставления проверьте сопоставляемые позиции и нажмите Записать и закрыть.

Для исправления не верно выполненного соответствия удалите его или откройте (двойным кликом мышки в строке соответствия) и замените на правильное значение.

Для упрощения процесса сопоставления, а именно поиска соответствующей лицензии статьи расходов можно использовать поиск по части наименования, а также анализировать документы оформления закупки по статье расходов.

 

Поступление лицензий в управленческом учете

Поступление лицензий в управленческом учете выполняется документом «Поступление лицензий».

Документ отображает факт поступления лицензий, является документом только подсистемы «Учёт лицензий» и не отражается в регламентированном учете. Может быть оформлен вручную или вводом на основании документа «Приобретение услуг и прочих активов». Является связующим документом между бухгалтерским и управленческим учетом лицензий.

 

Для корректного заполнения поступления лицензий при вводе на основании, необходимо чтобы сопоставление лицензий и статей расходов было выполнено.

 

 

По данным документа «Приобретение услуг и прочих активов» и выполненного ранее сопоставления в документе «Поступление лицензий» будут заполнены следующие данные: Лицензия, Количество, Количество рабочих мест, Цена, Сумма, Ставка НДС

Если срок действия лицензии ограничен, необходимо дозаполнить:

  • Дата начала действия – это дата активации данной лицензии.
  • Дата окончания действия

 

Передача лицензий в эксплуатацию

Документ отражает факт передачи лицензии конечному пользователю – сотруднику организации или подразделению. Заполнение документа возможно вводом на основании документа «Поступление лицензий». Для этого нужно найти документ поступления, открыть его, нажать кнопку «Создать на основании» и выбрать «Передача лицензий в эксплуатацию».

Автоматически заполнятся поля: Лицензия, Рег. номер (если есть), Вид лицензии, Тип лицензии, количество рабочих мест и экземпляров

Необходимо дозаполнить:

  • Подразделение
  • Сотрудник  - за кем закрепляется лицензия, для локальных лицензий
  • Ответственное лицо – сотрудник, ответственный за хранение данной лицензии, отвечает за ее сохранность
  • Количество рабочих мест, передаваемое в эксплуатацию.

 

Возврат лицензий из эксплуатации

Документ оформляется в случае, когда есть необходимость «забрать» лицензию у пользователя для передачи другому пользователю либо вывести ее из эксплуатации по причине окончания срока действия.

Заполнение табличной части «Лицензии» возможно вручную или с помощью команды «Заполнить - По лицензиям в эксплуатации».

При автоматическом заполнении табличная часть заполнится данными всех лицензий, которые переданы в эксплуатацию.

Если лицензии числятся за несколькими сотрудниками/подразделением, а убрать из эксплуатации для передачи другому сотруднику/подразделению нужно одну лицензию, у одного сотрудника (например, он увольняется или переводится в другой отдел и она ему больше не нужна), в документе должна остаться информация только по этой лицензии и этому сотруднику. Программа при сохранении документа для дополнительной проверки попросит подтвердить действия по возврату указанных лицензий.

 

Выбытие лицензий

Документ предназначен для списания лицензии с учета, когда у нее закончился срок действия или прекращено использование, так как продукт устарел, или в его использовании больше нет необходимости. Документ может быть заполнен вручную либо из ранее созданного документа «Поступления лицензий».

Табличная часть документа заполнится по данным документа «Поступление лицензий». Необходимо проверить и оставить в документе только те строки, по которым оформляется выбытие/списание. Остальные удалить. Документ провести и закрыть.

Выбытию подлежит экземпляр целиком, со всеми рабочими местами, если они есть. Поэтому при выбытии указывается только количество экземпляров, а количество рабочих мест рассчитывается автоматически.

 

Отчёты раздела «Учёт лицензий на программное обеспечение»

Отчёт «Движение лицензий»

Отчет предназначен для отображения полной информации о движении лицензий. Детальные данные о поступлении, выбытии, передачам в эксплуатацию и возвратам из эксплуатации лицензий в разрезе количественных и суммовых показателей, включая документы движения.

Расшифровка показателей:

  • Экземпляры лицензий - количество экземпляров лицензий.
  • Рабочие места - количество рабочих мест по лицензии.
  • Сумма - суммовая оценка остатка лицензий в суммах поступлений лицензии.
  • Сумма с НДС - суммовая оценка остатка лицензий в суммах поступлений лицензии включая НДС.
  • Приход - содержит данные документов поступления и возврата из эксплуатации.
  • Расход - содержит данные документов выбытия и передачи в эксплуатацию

Дополнительные варианты отчета:

  • Поступление лицензий - содержит только данные документов поступления лицензий.
  • Выбытие лицензий - содержит только данные документов выбытия лицензий.

Варианты отчета доступны по кнопке «Выбрать другой вариант отчета»

 

Отчёт «Лицензии в эксплуатации»

Отчет предназначен для отображения информации о лицензиях, переданных в эксплуатацию.

Расшифровка показателей:

  • Приход - содержит данные документов передачи в эксплуатацию.
  • Возврат - содержит данные документов возврата из эксплуатации.

 

Отчёт «Покрытие потребностей в лицензиях»

Отчет предназначен для анализа потребностей в лицензиях по подразделениям, должностям и сотрудникам.

Состоит из двух частей:

  • Покрытие потребностей по подразделениям, показывает покрытие потребностей документом поступления лицензий в разрезе подразделений.     
  • Покрытие потребностей по сотрудникам, показывает покрытие потребностей документом передачи в эксплуатацию лицензии сотрудникам.

Расшифровка показателей:

  • Экземпляры лицензий - количество экземпляров лицензий.
  • Рабочие места - количество рабочих мест по лицензии.
  • Приход - содержит данные документов регистрации потребностей в лицензиях.
  • Расход - содержит данные документов передачи в эксплуатацию.

 

 

Отчёт «Сведения о лицензиях»

Отчет предназначен для отображения состояния лицензий на текущую дату.

Расшифровка показателей:

  • Кол-во (ед.) - количество экземпляров лицензий.
  • Рабочих мест - количество рабочих мест по лицензии.
  • Сумма - суммовая оценка остатка лицензий в суммах поступлений лицензии.
  • Сумма с НДС - суммовая оценка остатка лицензий в суммах поступлений лицензии включая НДС.

 

Отчет «Свободные лицензии»

  

Отчет предназначен для отображения оперативной информации о доступных лицензиях

Расшифровка показателей:

  • Кол-во (ед.) - количество экземпляров лицензий.
  • Рабочих мест - количество рабочих мест по лицензии.
  • Сумма - суммовая оценка остатка лицензий в суммах поступлений лицензий.
  • Сумма с НДС - суммовая оценка остатка лицензий в суммах поступлений лицензий включая НДС.

Отчет выводит остатки лицензий на текущую дату.

 

Отчёт «Стоимость лицензий»

Отчет предназначен для отображения оперативной информации о доступных остатках лицензий.

Расшифровка показателей:

  • Кол-во (ед.) - количество экземпляров лицензий.
  • Рабочих мест - количество рабочих мест по лицензии.
  • Цена - усредненная цена поступлений лицензий.
  • Сумма - суммовая оценка в суммах поступлений лицензий.

Особенности отчета:

Включение/исключение НДС в ценовых и суммовых показателях отчета управляется параметром "Данные отчета".

 

Отчёт «Сходимость данных учета лицензий»

Отчет предназначен для анализа сходимости данных подсистемы "Учет лицензий" и подсистемы регламентированного учета.

Расшифровка показателей:

  • Учет лицензий - суммовые показатели по данным подсистемы "Учет лицензий":
  • Приход - содержит данные документов поступления лицензий.
  • Расход - содержит данные документов выбытия лицензий.
  • Финансовый учет - суммовые показатели по данным подсистемы финансового учета:
  • Приход - содержит данные документов распределения и списания расходов.
  • Расход - содержит данные документов приобретения товаров, услуг и прочих активов.

Особенности отчета:

В отчет попадают данные документов, содержащие статьи расходов, промаркированные как лицензии.